こんにちはマナコです。
看護学校を辞めてから会社で働いているのですが、電話番めっちゃくちゃ難しいんですよね・・・。
- 「電話とって間違えて怒られたらどうしよう・・・って不安に思ってビクビクしてしまう」
- 「緊張しすぎて意味不明な言葉遣いをしてしまった。」
- 「内容をうまく覚えていられなかったりして何のための電話だったのかわからなくなってしまう。」
あなたも電話が苦手だからこの記事を読んでいるのではないでしょうか？
今回は電話が苦手な新社会人、電話番が死ぬほど苦手で嫌だなと感じている人のための電話のコツ・取り方をまとめました。
スラスラッと読めるので是非最後まで読んでみてください！
失敗しない電話の取り方とは
失敗しないと書いていますが、初めは誰でも失敗します。
うるさい上司も、できているように見える上司、同期は見えないところで失敗しています。
慣れてしまえばこっちのもの！なので最初は完璧にすることを目的としないで慣れていくことを目指すといいと思います。
電話を出たときに挨拶から始める
朝は皆営業に行っている人も少ないので電話がかかってくることが多いです。
１１時までの間に電話が来たら「おはようございます、〇〇会社の〇〇（名前）です」と言ってみましょう。
挨拶は「あなたの話を聞く姿勢ができていますよ」という合図です。
挨拶でワンクッション置くことで、相手と自分が落ち着く効果があります。
騙されたと思ってやってみてください！
入社したばかりできちんと朝の電話で挨拶から始まる人は、礼儀正しいという印象があり上司からの好感度もアップします。
メモは少しでも取る
電話を取る人は他の人に変わるときに的確に会社名と名前を伝える必要があります。
最初は焦ってしまい忘れてしまうことが多いのでメモを少しでも取るのがオススメ。
慣れている人でも油断すると相手が誰なのか忘れてしまいます。
メモを取ることはカッコ悪いことじゃないのでどんどん取りましょう。
相手の電話番号を押さえるときも役立ちますし、他の人に変わるときにうまく伝えられるメモにもなります。
相手の名前が聞こえないときは「電波」作戦を使おう
- 「焦りすぎて聞き逃した」
- 「声が小さくて、早口で名前だけ聞き取れなかった」
メモとってるけど正確じゃない情報を伝えていたら意味がないですよね。
一度で聞き取れないときは「申し訳ございません、もう一度よろしいでしょうか？」と聞きましょう。
でも、二度聞いても聞き取れない場合もありますよね？
そんなときは「“電波の調子が悪い”みたいで…大変申し訳ございませんがもう一度だけよろしでしょうか？」と聞いてみてください。
相手も「電波が悪いのか…」と納得してくれるはずです。
相手が悪くないようにうまい言い回しをするのがベター。
相手は嫌な思いをしませんし、自分は正確な情報を聞き取れるので聞こえないときはやってみてください！
怒られないから安心する
自信のない学生時代を送っていた人は私のように電話を出るたびにビクビクするのではないでしょうか？
- 「その電話の取り方変だよ」と上司に怒られると思う
- 「なんだ今の言い方は！」と相手に怒られるんじゃないかと思う
電話しているときって誰か聞いていて怒られるんじゃないかと思うんですよね。
安心してください。
面白いくらいに同じ部署で誰も電話で喋っている内容を聞いている人はいません。w
悲しいですけど、いい意味で興味がないので聞いていないんです・・・。
自分の仕事で皆忙しいから。
電話の相手もよほど失礼なことを言わない限り怒ったりしません。
でも、これを知ったらなんか気持ちが軽くなりませんか？
あなたが電話に挑戦しているのに馬鹿にする人はいませんし、怒る人はいないはず。
いたらこいつ暇なんだなと思っておきましょう！w
私はあなたと同じ気持ちなので決して馬鹿にしません。
私もまだまだなので一緒に慣れていきましょう。
終わりに
- 失敗はするものだから初めから完全を目指さないで少しずつ改善する
- 朝の電話は挨拶から初めて緊張を和らげる
- 電話中のメモは少しでも取ること
- 二度聞くときは素直に謝ってもう一度聞く、三度目は電波が悪いと伝え謝りもう一度聞く
- 電話で失敗しても誰も聞いてないので怒られないから安心すること
電話が会社に入りたてのときは一番難しいんじゃないかと思います。
あと、電話をかけた相手が切るまではこちらは切らないようにしましょう。
どうしても切らなければならないときは切ボタンを手で押してから受話器を置いてくださいね。
受話器で切るとガチャン！と相手をびっくりさせてしまいます。
（相手の方がガチャンと切る人が多いのも事実です・・・w）
できていない人が多いのであなたもやってみてくださいね！
